La numérisation, c’est la conversion d’informations et de documents en données numériques et en fichiers informatiques. Plus concrètement, dans le cadre d’une entreprise, il s’agit de dématérialiser vos documents administratifs et de centraliser leur accès sur une plateforme numérique.

Folks développe et offre des solutions logicielles de gestion des ressources humaines pour PME. Notre initiative est inspirée par l’intérêt croissant des organisations pour la dématérialisation de leur processus, notamment concernant les tâches liées aux ressources humaines.

D’où vient ce réel besoin de transformation numérique en entreprise, comment les solutions RH peuvent s’intégrer dans l’écosystème des PME et quels sont les avantages de la centralisation des informations en ressources humaines? Nous avons dû nous poser toutes ces questions primordiales pour offrir le logiciel de gestion RH le plus adapté aux réalités de nos clients, et nous partageons ici nos expériences et nos réponses.

Pourquoi opérer une transition numérique dans votre entreprise?

“Je le vois dans mon entreprise comme chez mes clients : la centralisation des données est la clé pour une saine gestion des RH, et ça, ça passe par la numérisation.” – Sylvain Roy, PDG de Folks et GO RH.

Les entreprises de tous secteurs confondus se tournent de plus en plus vers la dématérialisation et des stratégies de transition numérique. Cette tendance est d’autant plus renforcée par les récents changements organisationnels liés à la pandémie de COVID-19 : avec le télétravail d’abord imposé et maintenant en pleine expansion, il est de plus en plus difficile de maintenir des archives et des processus administratifs au format papier. La plupart des organisations ont de plus en plus d’effectifs à distance qu’il serait difficile de gérer au quotidien sans accès numérique aux informations pertinentes.

Cependant, la dématérialisation n’est pas uniquement motivée par le contexte actuel. En effet, elle présente des avantages indéniables et rentables pour toutes les entreprises. Vectrice de croissance et de modernisation, la numérisation est également un moyen efficace d’attirer de jeunes générations de travailleurs, qui sont généralement sensibles aux technologies numériques et aux bénéfices qu’elles génèrent.

Dématérialiser ses processus entraîne également un gain de temps et de productivité considérable dans un contexte de travail de plus en plus rapide et connecté, et de plus en plus intense. En optant pour le numérique, on s’épargne des tâches de gestion administrative répétitives avec peu de valeur ajoutée pour se consacrer à des projets plus intéressants. Mieux encore, on évite les entrées multiples et les erreurs humaines liées à l’inattention ou aux gestes répétitifs.

Un autre avantage, et pas des moindre, est la sécurité des données numérisées. La numérisation, c’est aussi la fin de la perte des informations auparavant conservées au format papier : plus de feuille volante jetée par erreur ou de dossier introuvable au milieu des archives. En plus, la confidentialité des données personnelles est assurée!

Ces nombreux bénéfices ne sont que quelques exemples illustrant l’intérêt pour les entreprises d’établir des stratégies numériques. Pour nous, la transformation numérique représente surtout une volonté de progresser et de s’améliorer au quotidien, tout en ayant une posture tournée vers l’avenir.

Comment intégrer efficacement des solutions RH dans l’écosystème des PME?

Numériser tous les processus liés à la gestion des ressources humaines est certes avantageux, mais ce n’est pas toujours chose facile, d’autant plus pour les PME, dont la réalité organisationnelle rend cette transition plus difficile à mettre en place. C’est donc un double défi qu’il faut relever pour ces entreprises.

Heureusement, un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) peut devenir la pierre angulaire de votre écosystème numérique grâce aux diverses intégrations qui peuvent être proposées. Il est possible, par exemple, d’intégrer le module de temps de présence à son logiciel de paie pour une communication transversale des données et un gain de temps considérable au quotidien. Votre plateforme RH peut même centraliser la gestion de vos candidatures et postes ouverts. En croisant toutes ces données au même endroit, on optimise tous les processus RH de l’organisation, sans casse-tête ni multiplication de logiciels différents à utiliser chaque jour.

Pour les PME, ce type d’intégration transversale est d’autant plus primordiale, puisqu’elle entraîne des économies de temps et d’argent considérables, et correspond à un nombre d’employés et à un budget limités.

Exemple de fonctions offertes par les logiciels de gestion des ressources humaines

Pour vous donner une vision globale des outils offerts par ces logiciels, voici quelques exemples de modules pertinents proposés par la plupart des SIRH.

Dossiers d’employés

Les dossiers d’employés sont accessibles via la plateforme des utilisateurs concernés, qui peuvent modifier leurs informations personnelles eux-mêmes. Plus responsabilisés, les employés apprécieront d’avoir un accès facile et sécurisé à leur profil.

Gestion des absences et des vacances

De la même façon, les employés pourront effectuer eux-mêmes leurs demandes de vacances et savoir si elles ont été validées en temps réel. Les gestionnaires recevront directement les demandes qui leur sont adressées et pourront les consulter et les gérer sur leurs tableaux de bord, en quelques clics.

Accueil et intégration

Les tâches liées à l’onboarding peuvent être redondantes mais sont néanmoins essentielles pour assurer le bon accueil de vos nouveaux employés et leur rétention sur le long terme. En dématérialisant ce processus, vous recevrez des rappels automatisés des étapes à accomplir tout au long du processus afin d’assurer une bonne intégration de vos effectifs.

Indicateurs de performance RH

Les indicateurs de performance RH ou KPI sont en pleine expansion et représentent un bel exemple de ce que la dématérialisation peut apporter à votre entreprise au quotidien. Ils vous permettront d’identifier en un coup d’œil la productivité de vos employés, leur taux de roulement, ainsi que leur taux d’absentéisme, entre autres indicateurs pertinents.

Principaux avantages de la dématérialisation et de la centralisation des informations RH

La dématérialisation et la centralisation des informations et des tâches RH présentent notamment les avantages suivants :

• Facilité d’accès : Vous pouvez accéder à vos données RH n’importe où, n’importe quand, sur ordinateur tout aussi bien que sur une tablette ou un téléphone intelligent. L’accès aux informations pertinentes n’a jamais été aussi simple et aussi rapide.
• Protection des données : Vous pouvez choisir qui a accès à quelle information pour assurer la confidentialité des informations de chaque utilisateur. Plus de risque que quelqu’un consulte par erreur un document papier contenant des données sensibles!
• Gain en productivité : Les plateformes en libre-accès responsabilisent les employés, qui se sentent plus impliqués dans la gestion de leurs informations. Quant au département RH, il gagnera un temps précieux au quotidien, et pourra donc consacrer plus d’énergie au volet stratégique de son rôle!
• Transparence : Impliquer tous les collaborateurs dans le processus administratif des ressources humaines, c’est assurer une transparence dans la gestion et le partage des données. L’organisation entière sera plus au fait de ce qui se passe, et tout le monde se sentira donc plus concerné.
• Simplification de l’interprétation des données : Vos stratégies RH seront beaucoup plus faciles à élaborer si toutes les données utiles à votre interprétation sont accessibles en quelques clics. L’ensemble de la gestion des ressources humaines est optimisée par cette dématérialisation des documents, autant pour les tâches administratives que pour les stratégies à mettre en place et les objectifs à atteindre.
• Augmentation de la qualité des services RH aux employés : De tous les avantages précédemment cités découle une amélioration notable de la qualité de la gestion des ressources humaines dans votre entreprise. Le temps sauvé grâce à la centralisation des informations RH permettra au département de se concentrer sur l’essentiel : vos employés. Ceux-ci se sentiront plus écoutés, davantage impliqués, et sauront qu’ils font partie d’une organisation qui a l’ambition de perpétuellement s’améliorer.

Moderniser ses processus de gestion des ressources humaines, c’est aussi prendre soin du bien-être de ses employés et optimiser leur motivation et leur productivité. C’est l’organisation entière qui prospère avec la dématérialisation et la centralisation des informations RH avec un logiciel adapté, efficace et flexible.