Les dernières années nous ont démontré qu’il était possible de faire la presque totalité de notre travail en mode télétravail. De nombreux outils se sont avérés fort essentiels pour nous permettre de nous rencontrer.

Les logiciels de vidéoconférence nous ont été utiles en nous permettant de planifier la date et l’heure de nos rencontres et de réaliser nos réunions à distance. Nous avons également pris l’habitude d’envoyer nos invitions de réunion et documentation par courriel.

Mais est-ce que ces pratiques n’ont-ils pas des inconvénients à considérer? C’est ce que nous mettons en lumière pour vous dans cet article.

Les risques liés aux courriels et aux processus existants

Nombreux ont continué avec les mêmes outils pour partager les informations de leurs réunions, en particulier au niveau des conseils d’administration. C’est très récurrent de voir l’envoi de convocation des membres par courriel en y incluant une série de documents névralgiques qui sont envoyés à des adresses courriel personnelles.

Cette approche peut amener plusieurs problèmes :

Risque #1 – La sécurité et le risque d’erreur

Il nous est tous déjà arrivé d’envoyer un courriel à une personne qui porte le même prénom. C’est un fait, les courriels sont un bon outil de communication, mais laissent place à une marge d’erreur due à la manipulation humaine.

Il faut savoir aussi: est-ce que la titulaire du courriel maintient un logiciel antivirus à jour? Les postes d’ordinateur personnel sont souvent le maillon faible de la sécurité et sont utilisés par les pirates pour avoir accès à des informations.

De plus, l’envoi de document par courriel reste un risque important d’avoir plus d’une version, de ne pas envoyer le bon fichier et encore pire d’envoyer un document confidentiel à la mauvaise personne. Le courriel, notre ami quotidien, devient un risque important de sécurité à considérer pour votre organisation.

Risque #2 – La consolidation de la documentation

Avez-vous l’impression que les documents, comme l’ordre du jour, les notes et les procès-verbaux de votre conseil d’administration sont éparpillés à plusieurs endroits? Est-ce qu’il vous arrive de vous demander où retrouver la bonne version du fichier parmi tous vos courriels et de perdre du temps à essayer de le retrouver?

Si vous utilisez des outils comme les entrepôts de données, il peut être facile de s’y perdre: quel est le bon document qui est relié à cette réunion et dans quel répertoire puis-je le trouver? Cette méthode amène plein de questions pour l’organisateur de la réunion et des membres ainsi que des recherches exhaustives ce qui alourdit la tâche administrative de votre CA.

Risque #3 – Le temps de gestion des réunions

Maintenir le statu quo avec les processus existants est un risque important pour votre organisation. Comme mentionné plus tôt, ils ont un impact sur la sécurité de vos données, augmentent les chances d’erreur, ne consolident pas la documentation et ne facilitent pas la recherche de celle-ci. Finalement, tous ces inconvénients vous font perdre du temps précieux en augmentant la manipulation lors de la gestion de vos réunions.

Les avantages d’utiliser une solution de gestion de réunions

Tel que mentionné initialement, il existe de nombreux outils pour permettre de prévoir la date et les participants de la réunion et aussi de se voir et d’échanger lors de nos réunions. Toutefois ces outils, aussi bons soient-ils, ne documentent en aucun moment le processus complet des réunions de votre conseil d’administration.

Un outil de gestion de réunion peut être une bonne solution pour optimiser le processus. Voici plusieurs avantages d’opter pour cette méthode:

Augmente l’efficacité du processus et économise du temps

Le premier avantage d’opter pour un logiciel de gestion des réunions est d’augmenter l’efficacité du processus et du temps d’organisation de vos réunions autant pour l’organisateur que pour les membres du conseil. Les fonctions suivantes vous permettent cela en évitant des manipulations superflues:

• Une approche tout-en-un permet d’y retrouver l’ensemble des documents comme l’ordre du jour dans lequel les documents reliés sont inclus;
• Les mises à jour accessibles par avis courriel, mais avec aucun document inclus, tout se retrouve dans la solution;
• Les documents, ordre du jour, procès-verbaux et l’ensemble des communications sont limités aux membres;
• Une rédaction collaborative pour une préparation de meilleure qualité en un meilleur temps dans un seul environnement;
• La planification de votre réunion avec envoi d’ordre du jour pour que les membres puissent le consulter;
• Gestion du temps durant vos réunions avec un ordre du jour collaboratif pour augmenter votre productivité;
• Un accès à tous les documents avec un seul lien sécurisé qui permet une meilleure efficacité opérationnelle.

Améliore le processus de décision

Un autre avantage est qu’il améliore le processus de décision de votre conseil d’administration. Lorsqu’on rend disponibles les bons documents en temps réel, qu’ils sont accessibles avant les réunions, les décisions prises seront de meilleures qualités et seront donc bénéfiques pour l’organisation.

Parmi ces avantages, un outil de gestion de réunion devrait retrouver:

• L’accès à un entrepôt de données privé et exclusif au membre du conseil avec l’ensemble des documents comme l’ordre du jour;
• L’ensemble des procès-verbaux des réunions précédentes accessible par un puissant outil de recherche.

Diminue les risques liés à la sécurité

Un outil de gestion de réunion diminue les risques de sécurité numérique en limitant le partage d’informations par des canaux non sécurisés tel que les courriels. Un logiciel sécuritaire devrait comporter:

• Le cryptage des communications a 256-bit avec double identification;
• Une conformité de 32 normes de sécurité autant pour les paiements que pour l’entreposage des données;
• Validation régulière par des spécialistes externes contre toute forme de vulnérabilités avec succès.

Centralise la gestion complète de la réunion

Un logiciel de gestion de réunion devrait centraliser tout le processus complet de vos réunions selon vos besoins et en symbiose avec les autres outils que vous utilisez. Un exemple, Beenote qui offre par l’entremise de sa version Beeboard une solution centralisée de gestion de vos réunions pour CA simple d’utilisation qui offre:

• Intégration avec vos outils préférés tels que Google Workspace, Office365 et Teams;
• Gestion de vos tâches dans votre calendrier utilisé qui permet un suivi par équipe et dossier après vos réunions;
• Accessible sur vos outils préférés tels ordinateurs, tablettes et cellulaires;
• Accessible 24/7 avec la majorité de fureteurs.

Conclusion

Les courriels et les autres outils de réunion resteront dans notre quotidien, mais seront des outils connexes pour ainsi éviter tous les risques mentionnés plus tôt. Centraliser la gestion de vos réunions dans un seul logiciel est très bénéfique, encore faut-il trouver celui qu’il vous faut. Nous avons un article pour vous aider à faire votre choix et pour bien l’implanter au sein de votre conseil d’administration. Adopter de nouvelle méthode, c’est se soucier de l’évolution et de la prospérité d’une organisation!