Nous souhaitons vous proposer de mettre de l’avant un projet de transformation numérique réalisé en collaboration avec l’Institut de Cardiologie de Montréal (ICM) en 2020 et qui a été primé lors du Gala TI en Santé 2021 pour le prix Établissement de Santé Novateur.

En 2020, l’Institut de Cardiologie de Montréal souhaitait automatiser et fiabiliser le processus d’accueil, d’orientation, d’évaluation et de probation des Préposés Aux Bénéficiaires (PAB), afin de rendre leur parcours d’accompagnement plus efficace, interactif et de qualité. L’objectif était également d’augmenter le taux de rétention du personnel formé, dans un contexte de pénurie de main d’œuvre.

La qualité et la sécurité des soins et services offerts aux patients passant aussi par un processus rigoureux d’orientation et de probation du personnel hospitalier, l’ICM a reconnu et priorisé l’importance du rôle et du travail des PAB avant le début de la pandémie, ce qui s’est avéré un pari gagnant. Toutefois, l’ensemble du processus était géré en version papier et était beaucoup trop chronophage et fastidieux, en plus d’être source d’erreurs de retranscription et de traçabilité.

En effet de nombreux problèmes ont motivé l’ICM à numériser l’ensemble du protocole du parcours de formation des PAB :

• Manque de communication entre les précepteurs sur ce qui a été vu ou non durant la période d’orientation;
• Certaines problématiques relevées chez les PAB pendant l’orientation n’étaient pas soulevées au bon moment menant parfois à des probations terminées (réussies) alors que le PAB avait encore lacunes;
• Problème de communication et de suivi entre les différents évaluateurs du PAB : assistants infirmiers, chefs des différentes unités, etc;
• Le cahier de probation est souvent oublié, parfois perdu ou même incomplet;
• Problème de suivi et de validation des différents jalons de la formation;

En misant sur les forces de BlueKanGo, l’ICM a fait un choix fort, celui de la transformation numérique, pour s’assurer que les étapes du processus d’orientation et de probation des PAB soient faites en temps réel, connectées directement avec les horaires du personnel et accessibles pour tous les intervenants impliqués. L’objectif était aussi de reconnaître le rôle essentiel des PAB dans l’organisation et de miser sur l’attraction et la rétention de cette catégorie d’emploi.

Notre conception de la transformation numérique chez BlueKanGo est qu’elle réduit voire supprime le papier et les documents Word, Excel et autres dans les établissements de santé. Les documents ne sont pas simplement remplacés par des pages web ou des formulaires sur des outils technologiques comme par exemple des tablettes. Le numérique va beaucoup plus loin et c’est là que nous pouvons parler d’innovation technologique.

Le numérique fait disparaître les procédures et protocoles papiers statiques pour les remplacer par des documents dynamiques pour que les travailleurs de la santé se concentrent sur l’essentiel de leur travail, c’est-à-dire les usagers/patients, le personnel de soin, et ainsi augmenter la performance organisationnelle. Dans un contexte de gestion de crise, de résilience organisationnelle, de pénurie de main d’œuvre et de recherche de solutions automatisées, le numérique prend tout son sens, et ce, sans compromis sur la sécurité et la qualité des soins et services offerts.

Le projet a donc été initialement de transposer dans des formulaires numériques dynamiques l’ensemble des documents de suivi de formation du PAB, fichiers Word et Excel qui étaient utilisés par les employés de l’ICM afin de reproduire et améliorer leurs processus et règles d’affaires.

Nous avons par la suite monté un serveur SFTP afin que leur ERP gérant les ressources humaines puisse nous fournir, tous les matins, la liste mise à jour des nouveaux Préposés Aux Bénéficiaires embauchés ainsi que leurs horaires de travail.

Ce projet de transformation numérique fut un vrai succès avec un réel impact sur les processus d’embauche du personnel, puisque le taux de rétention des PAB est passé de 65% à 80% et a permis un gain d’efficacité et de temps considérable dans la gestion du processus : fini le papier, la retranscription d’information, la gestion manuelle des étapes clefs et les relances pour valider chaque étape du processus.

Fort du succès du projet de digitalisation du processus de probation des PAB, l’Institut de cardiologie de Montréal est passé à la phase deux du projet en 2021: Numériser le processus de probation des infirmier(ère)s techniciens et cliniciens. Le rayonnement de ce projet dépasse les murs de l’ICM, puisque sa valeur ajoutée a été aussi reconnue par le Centre Universitaire de Santé McGill (CUSM) et autres CIUSSS, avec lesquelles nous sommes en déploiement actuellement.