La transformation numérique des processus d’une organisation est réelle une révolution innovante et technologique si celle-ci est interconnectée de manière dynamique avec son environnement externe en mouvance. La solution numérique peut alors récolter des données en temps réel permettant des prises de décisions plus éclairées et plus rapides.

À travers cet article nous allons vous présenter des bénéfices concrets du numérique pour les établissements du secteur de la Santé, dans un contexte de gestion de crise.

Pour le personnel clinique et non clinique sur le terrain :

Au chevet d’un patient ou en situation de mobilité, le numérique transforme la relation des équipes opérationnelles dans leur gestion de la sécurité et de la qualité des soins et services aux patients.

Grâce au numérique, quel que soit l’endroit où les professionnels soignants et non soignants se trouvent dans l’établissement, ils sont en mesure de consulter les protocoles de travail et de sécurité adaptés à la situation et déclencher des cascades d’actions/tâches à faire (workflow) automatiques.

La digitalisation des processus internes permet l’application uniforme des standards et des meilleures pratiques. Ainsi, autant les protocoles que le matériel nécessaire, tels que des masques, gants, etc. sont appliqués et disponibles en tout temps grâce à une mise à jour en temps réel de l’inventaire. Cette collecte d’informations peut même se faire automatiquement via des objets connectés et des capteurs (les codes à barres et QRCode) partout dans, ou à l’extérieur de l’établissement, libérant un temps considérable aux équipes. On peut donc grâce à la transformation numérique prodiguer des soins et services sécuritaires sans se préoccuper de la gestion d’inventaire de fourniture faite manuellement.

Un logiciel BPM (Business Process Management) pourra automatiser l’ensemble des processus d’affaires, comme par exemple, la gestion des inventaires et des commandes avec le service d’approvisionnement interne et des fournisseurs externes en un seul clic, tout en assurant l’application rigoureuse des protocoles de travail.

Pour la cellule de Gestion des crises et directions des établissements :

La transformation numérique permet avec certitude de savoir en temps réel ce qui se passe partout sur le terrain avec des indicateurs, statistiques et par des alertes déclenchées automatiquement sur des seuils et plafonds prédéfinis.

Les équipes pilotent alors un plan d’actions unique et global, d’autant plus pertinent qu’elles seront amenées à faire évoluer leurs protocoles sur divers sites à la fois (CISSS/CIUSSS) selon la gravité de la situation, comme par exemple en contexte de pandémie.

Pour la Direction Générale :

Pour la Direction Générale, ce seront des prises de décisions stratégiques facilitées car les rapports d’activités seront alimentés en temps réel du travail des opérationnels sur le terrain et des actions des gestionnaires de premier et deuxième niveaux. Les décisions en revue de direction seront également renforcées dans un futur proche par de l’analyse prédictive et prescriptive des risques fournie par des algorithmes d’IA (Intelligence Artificielle) qui scrutent des centaines de millions de données de santé pour informer.

Amélioration des communications en temps réel lors d’une gestion de crise :

La lutte contre la propagation d’une maladie lors d’une pandémie est une course contre la montre qui mobilise à la fois les autorités de santé publique, bien entendu le personnel et médecins des établissements de santé ainsi que la population en général (incluant les patients) et même les forces de l’ordre. Le numérique apporte des moyens nouveaux et concrets notamment dans le domaine de la transmission de l’information.

Malgré des protocoles en place dans les établissements pour gérer des situations d’urgence, il demeure un défi de les actualiser et d’aviser les personnes concernés en temps réel du changement de la gravité de la situation. La réduction des méfaits passe en partie par la formation et sensibilisation du personnel, l’actualisation et l’appropriation des procédures et protocoles d’hygiène. Les établissements ont d’ailleurs l’obligation d’aviser les autorités en place de l’évolution et la détérioration de la situation.

Avec le numérique ces communications peuvent être transmises instantanément aux divers paliers de manière automatique afin d’harmoniser les protocoles selon la gravité ascendante et décroissante de la situation. Des indicateurs de maîtrise du risque s’actualisent donc automatiquement. Ils peuvent également collaborer avec des réseaux nationaux de surveillance des infections et autres ERP (logiciels) grâce aux diverses API disponibles.

A l’approche d’une chambre d’un patient identifié comme porteur de risques infectieux, le personnel doit non seulement être alerté, mais aussi veiller à la mise en place et au respect des mesures de prévention et de protection diffusées par l’établissement de santé. Le soignant pour peu qu’il soit équipé d’un téléphone intelligent pourra accéder aux instructions essentielles dans la prise en charge de ce type de patient.

Avec le numérique le service peut donc s’assurer de la bonne conduite de la démarche mais aussi bénéficier de retours d’informations détaillés concernant l’environnement du patient, par exemple le suivi de la décontamination du matériel de cette zone, de la traçabilité des interventions et alimenter automatiquement les indicateurs de suivi et le tableau de bord des actions mises en place.

Dans un contexte de gestion de crise, de résilience organisationnelle et de recherche de solutions pour déployer rapidement l’information, la transformation numérique des processus prend tout son sens.