Dans un monde où la technologie est partie prenante de nos vies, notre mentalité tend à évoluer. Avec des outils comme Internet et Google à portée de main, avoir rapidement des résultats et trouver toutes les informations que l’on désire au même endroit est désormais la norme. C’est cette réalité qui a mis au monde les entreprises qui développent des logiciels de gestion immobilière. Leur mission est de simplifier la gestion immobilière des propriétaires d’immeubles à revenus et elles s’y prennent en tentant de leur fournir le maximum d’outils pour les accompagner. Dans un monde parfait, une telle entreprise réussirait à répondre à la totalité des besoins des gestionnaires immobiliers si elle était en mesure de centraliser, à un seul et même endroit, toutes les activités reliées à l’opération de leurs immeubles. Cette clientèle désire trouver la solution tout-en-un qui leur permettra d’économiser le maximum de temps et d’argent.

À travers les années, avec pour objectif de se rapprocher de cet idéal, ces entreprises ont toujours cherché à offrir davantage de fonctionnalités aux utilisateurs de leur plateforme. Dans le but d’en intégrer le plus possible, les tâches des propriétaires immobiliers ont dû effectuer un virage numérique. En passant par la création de baux numériques signés électroniquement, jusqu’à la communication avec les locataires et la comptabilité intégrée, les logiciels de gestion immobilière n’ont cessé d’innover. Plus récemment, de plus en plus de telles plateformes en ligne commencent à offrir, à même leur logiciel, l’une des tâches administratives les plus récurrentes et fondamentales des propriétaires d’immeubles locatifs : la collecte des loyers.

Avantages du numérique

En effectuant un virage numérique, les paiements se font en ligne à même les logiciels de gestion immobilière et permettent aux propriétaires d’en tirer plusieurs avantages, dont l’automatisation. Avec les paiements automatisés, ils réduisent grandement le temps consacré à la collecte, de même que les risques d’erreurs puisque les manipulations humaines sont limitées.

L’utilisation de chèques ou d’argent comptant n’est plus nécessaire avec le paiement électronique, en plus d’être une alternative qui encourage la préservation de l’environnement en ne produisant pas de paperasse inutile, puisque tous les documents sont classés à leur place dans le logiciel. Dans le même ordre d’idées, payer en ligne élimine tous les déplacements reliés aux actions de collecter les loyers ou encore d’aller à la banque déposer l’argent ou les chèques, diminuant pollution et temps dédié à ces tâches.

Cette méthode est aussi bien plus pratique que les vieilles procédures puisqu’elle permet de percevoir les loyers de n’importe où, à n’importe quel moment et les montants sont déposés directement dans le compte en banque du propriétaire.

Fonctionnement de la collecte en ligne

En faisant l’utilisation d’un logiciel de gestion immobilière, la procédure de collecte des loyers est très simple pour un propriétaire. Celui-ci doit d’abord lier au logiciel de son choix le compte bancaire dans lequel il désire recevoir les paiements, pour ensuite envoyer une demande de paiement à son locataire en spécifiant les modes de paiement qu’il accepte. Le payeur peut ensuite envoyer la somme due à son locateur qui verra son argent être déposé directement dans le compte de banque préalablement sélectionné au début du processus.

Moyens de collecter les loyers

Présentement, deux modes de paiement sont grandement utilisés pour le service de paiement en ligne des plateformes de gestion immobilière : le paiement par carte de crédit et le dépôt direct. Automatiser les paiements récurrents vient éliminer les retards et fait gagner au gestionnaire du temps qui ne sera pas alloué à la gestion des loyers.

Frais de transactions

Évidemment, des frais de transactions sont associés au processus de paiement en ligne. Cette dépense n’est pas gérée de la même manière pour tous les logiciels de gestion immobilière. En effet, en plus du montant de la charge qui peut différer légèrement, dans certains cas, les propriétaires sont facturés par défaut sans autre option, tandis que dans d’autres, ces derniers ont le choix d’attribuer les frais à eux-mêmes, à leurs locataires ou de diviser la facture entre les deux parties (à la discrétion du locateur).

Comptabilité automatique

Les logiciels de gestion immobilière complets contiennent tous les outils dont vous avez besoin et les font interagir entre eux. Le service de paiement en ligne est alors lié au module de comptabilité lorsqu’elle est intégrée. Les transactions associées à la collecte des loyers, lorsque reçues, sont donc inscrites automatiquement, générant les écritures comptables et rapports financiers, ce qui permet de garder un œil sur les entrées de fonds effectuées. Un propriétaire faisant l’usage de cette fonctionnalité n’a donc pas besoin de faire l’entrée de données et a ainsi plus de temps à accorder à la croissance de son parc immobilier.

Rappels de paiement

Dans le cas où l’option d’automatisation de la collecte de loyer n’est pas utilisée, il existe une alternative pour que les propriétaires s’assurent de ne pas avoir leur argent en retard : les rappels de paiement. En programmant automatiquement des rappels envoyés aux locataires pour ne pas qu’ils oublient d’avoir payé leur loyer à la date d’échéance, les gestionnaires évitent des retards de paiement.

Informations en temps réel

Les propriétaires peuvent faire le suivi de la collecte de loyers et connaître le statut de la situation de chacun de leurs locataires à même le logiciel. Le locateur est informé quand une demande de paiement est reçue, ouverte, quand le paiement a été effectué et fonds déposés, échoué ou a été renvoyé au destinateur. Ainsi, il est possible pour lui d’être rapidement au courant de l’identité des locataires qui l’ont payé et de ceux qui lui doivent encore des sommes.