Condenser une formation donnée à Moment Factory dans le cadre du mMBA de McGill en une présentation de 40 minutes n’a pas été une mince affaire pour Benjamin Beauregard, président de Division X, anciennement Convernet, une entreprise qui supportent la croissance des PME québécoises par la création de vidéos stratégiques et créatives. Et pourtant, il a réussi son pari lors d’une session proposée au Big Bang, événement organisé par l’Association québécoise des technologies (AQT), sous le nom de « Plein potentiel : oubliez ce que vous pensez savoir sur la productivité ».

La présentation était inspirée par l’ouvrage « The Atomic Habits », dans lequel James Clear, l’un des plus grands experts mondiaux de la formation des habitudes, révèle des stratégies pratiques pour savoir comment former de bonnes habitudes, briser les mauvaises et maîtriser les petits comportements qui mènent à des résultats intéressants.

« Si l’on s’améliore de 1 % chaque jour, à la fin de l’année, on se sera amélioré de 30x, calcule Benjamin Beauregard. Le problème consiste à savoir comment améliorer ses compétences et devenir plus productif. »

Le président de Division X prend en exemple la matrice de Eisenhower, une méthode d’organisation qui permet de classer ses tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. « Elle permet de travailler sur les bonnes choses », note-t-il. Ainsi, dans le premier quadrant, on indique les tâches importantes et urgentes, dans le deuxième les tâches importantes, mais non urgentes, dans le troisième les tâches non importantes, mais urgentes, et dans le quatrième les tâches non importantes et non urgentes. Il faut toutefois savoir comprendre ce qui est urgent et important. Ainsi, les tâches importantes et urgentes doivent faire passer aux actes, alors que les tâches importantes, mais non urgentes peuvent être mises à l’agenda. Les tâches non importantes, mais urgentes peuvent être déléguées et les tâches non importantes et non urgentes carrément éliminées.

Le conférencier s’intéresse aux trois lois du temps. D’abord la loi de Parkinson qui veut que tout travail au sein d’une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté. « Faire un prototype laid peut être supérieur à faire un beau plan », note-t-il, donnant en exemple le test du spaghetti et de la guimauve, dans lequel les élèves de maternelle arrivent à construire des structures plus hautes que les étudiants en écoles de commerce.

« Avec la loi de Murphy, (si quelque chose de mauvais doit arriver, cela arrivera), poursuit-il. Or, il faut penser les choses différemment : au lieu de faire un post-mortem, pourquoi ne pas faire un pré-mortem. Enfin, la loi de Carleson veut que tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de façon continue. »

Benjamin Beauregard parle aussi des différents chapeaux que l’on porte dans la vie, celui de PDG de soi-même, de gestionnaire de projet ou encore de partenaire de vie et de parent.

« Comme ils disent chez Moment Factory, We don’t hire, we cast characters (NDLR : Nous n’embauchons pas, nous castons des personnages), ajoute-t-il. Il ne s’agit pas juste de ce que l’on fait, mais de la façon dont on le fait. Côté productivité, il faut avoir de la clarté par rapport à la vision, cela rend le chemin évident. Faites une liste des rôles qui vous occupent au quotidien, soit environ 5 à 10 choses et demandez-vous, pour chaque rôle, ce que vous faites afin de réaliser quel but et de quelle manière. »

Le conférencier a aussi abordé l’obsession de la « boîte de réception zéro », de la bataille réactive / proactive, dont les quatre grands activateurs sont le courriel, le téléphone cellulaire, les gens qui nous racontent des anecdotes, posent des questions, parlent de projets, et les pensées, qu’elles soient des idées, des flashs ou encore simplement des envies de bouger ou de manger.