Placeriez-vous vos verres à champagne sur la première tablette de l’armoire juste à côté de la cuisinière? « Non, voyons, j’y range plutôt les assiettes que j’utilise chaque jour », répondez-vous. De trop nombreuses entreprises placent leurs « verres à champagnes » dans des endroits inusités sans en être conscientes. Comment les aider? En les sensibilisant à l’amélioration continue, une valeur ajoutée pour l’entreprise comme pour chaque individu qui la compose.

L’amélioration continue : une réduction du gaspillage

Des photocopieuses placées à l’autre bout de l’étage, c’est loin d’être optimal! Tout comme faire 10 clics pour retrouver un dossier dans votre ordinateur. Quand les processus manquent de fluidité, que les instruments sont mal placés, que l’environnement de travail n’est pas optimisé et que des barrières invisibles retardent la productivité, il y a du gaspillage en lien avec les coûts, les délais et la qualité.

Notre mission, avec l’aide de ceux qui apportent de la valeur aux produits, est de prendre conscience des gaspillages existants et, ensemble, agir pour en réduire les impacts. Le gaspillage se trouve notamment dans la surproduction, l’attente, la manutention, l’inventaire, le mouvement, le manque de qualité et la mauvaise gestion de l’espace.

Dans votre cuisine, vos ustensiles sont placés dans le premier tiroir et vos casseroles, juste à côté de la cuisinière, n’est-ce pas? C’est parce que vous réduisez le gaspillage de mouvement en mettant les objets les plus utilisés à portée de main.

À mes yeux, il est important de sensibiliser tous les employés d’Alithya à l’amélioration continue. Cette prise de conscience est une plus-value pour nos services. Lorsqu’un conseiller d’Alithya est déployé chez un client, il regarde l’organisation avec un œil de lynx pour le gaspillage. Par exemple, il peut déceler un duplicata ou des retours en arrière dans ses systèmes et lui proposer des pistes de solution.

Du temps et des gens : les ressources nécessaires à l’amélioration continue

Comment mener à bien un processus d’amélioration continue? D’abord, il faut qu’au moins une personne possède les connaissances adéquates. Selon la portée du projet, cette personne possède une certification ceinture verte ou noire (Lean Six Sigma). Pour une réelle transformation, elle a aussi besoin du soutien et de l’adhésion des employés et des gestionnaires, tous paliers confondus.

En tant que spécialiste Lean, je sais que les employés jouent un rôle primordial dans le succès d’un projet. Ils sont les mieux placés pour identifier les problèmes qu’ils rencontrent au quotidien. Atout important pour trouver les causes fondamentales d’une situation, leur contribution permet de recueillir des informations, puis d’identifier des pistes de solution. Les chefs d’équipe et les gestionnaires jouent un rôle tout aussi essentiel, en suscitant l’adhésion et en facilitant les changements.

Parce que l’atteinte d’objectifs d’efficacité semble hors de la portée d’un seul individu, chacun se demande, dans son coin : « qu’est-ce que je peux bien faire, moi? » Or, avec une approche centrée sur l’humain, tout se clarifie.

« Comment puis-je vous aider? » est la question que je pose le plus souvent. « Oh, tu es tanné de te pencher pour aller chercher les assiettes que tu utilises tous les jours ? As-tu pensé à les changer de place avec tes verres à champagne ? »

Après l’analyse de la situation, un budget approprié permet de déployer les solutions adéquatement. Cependant, puisqu’on réduit le gaspillage, on récupère une partie de cet argent ailleurs. Ce sont donc surtout l’implication des gens et le temps investi qui font de l’amélioration continue, un succès!

La méthode DMAIC : 5 étapes faciles

Marie Kondo a popularisé la méthode 5S pour organiser une cuisine. Pour ma part, je favorise aussi une gestion de projet en 5 étapes, appelé DMAIC : définir, mesurer, analyser, innover, contrôler.

Pour commencer, on définit le problème. On souhaite comprendre les perceptions des personnes impliquées et déterminer les gains recherchés à la suite des améliorations. En fait, on clarifie notre carré de sable. Ensuite, on établit les indicateurs qui permettront de mesurer l’état actuel du processus ou de l’environnement. Ces données serviront à bien comprendre la situation et à étayer l’analyse des causes réelles du gaspillage. Après, on innove, c’est-à-dire qu’on déploie les solutions obtenues, par exemple avec des techniques d’idéation. Enfin, on contrôle. En nous appuyant sur une stratégie de communication, une gestion de changement adéquate et un plan de contrôle, on s’assure que la transformation s’opère dans le respect de tous et de la capacité de l’entreprise.

Dès le début du processus chez un client, nos conseillers portent attention à l’humain derrière le projet d’amélioration. Ils s’assurent que tous les intervenants sont au courant du processus et prêts à jouer leur rôle.

L’amélioration continue, c’est bon pour tout le monde

Faites ce que je dis, mais faites aussi ce que je fais! Chez Alithya, on fait mentir le vieux dicton. C’est pourquoi la Direction de la pratique d’amélioration continue offre du soutien à tous nos départements.

Le gaspillage peut être partout. Seul un œil exercé saura réellement le débusquer et identifier ses causes. Suite au processus d’amélioration, le travail sera plus productif pour l’entreprise et plus fluide pour les employés. Ainsi, chacun y trouve son compte.

Article rédigé par Yves Durocher, Directeur de pratique (Alythia)

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