À la suite de l’impact de la COVID-19, l’un des plus importants changements subis dans le monde des affaires a été l’adoption généralisée, ou presque, du télétravail, mais est-ce que ce coup de fouet technologique n’aurait pas engendré un mouvement encore plus important pour nos entreprises?

Nous sommes confiants que oui, l’effet boule de neige est même déjà déclenché ! Le lieu de travail deviendra l’endroit où vous choisissez de travailler, et non celui où vous allez travailler. Vous serez connectés à l’ensemble de vos données en temps réels et supportés par l’intelligence artificielle qui vous révélera des insights et prendra des décisions automatiquement à votre place. L’organisation sera alors en constante collaboration et travaillera de manière transparente et sécuritaire via des outils infonuagiques. Des applications sur-mesure viendront supporter les actions des équipes afin de les rendre plus agiles et plus performantes.

Tellement d’avantages pour les entreprises et leurs employés, qu’il y a maintenant un nom pour identifier cette nouvelle façon de travailler : Le Modern Workplace, qui vise à optimiser la communication, la collaboration, la gestion, l’engagement, l’implication, la sécurité et bien plus. Le Modern Workplace permet ainsi aux entreprises de se moderniser d’une part et d’améliorer ses processus d’affaires d’autre part.

Les entreprises modernes ont rapidement réalisé plusieurs avantages à différents niveaux. En voici quelques exemples :

• Simplifier les façons de travailler;
• Améliorer la communication et la collaboration, même en mode télétravail;
• Améliorer la prise de décisions;
• Élever le leadership des gestionnaires;
• Élever le niveau d’engagement et d’implication de chacun des employés;
• Diminuer la perte de temps grâce aux partages de fichiers et au travail en simultané;
• Sécuriser l’ensemble des fichiers et des données de l’entreprise;
• Bonifier la synergie d’équipe;
• Développer ses parts de marché;
• Diminuer l’utilisation du papier par respect écologique;
• Augmenter la productivité;
• Augmenter l’agilité des équipes;
• Impact positif sur la rentabilité de l’entreprise.

Le Change Management pour garantir le succès de ce virage vers la modernisation

Ce virage vers la modernisation requiert de la direction de l’entreprise et de ses gestionnaires de se doter d’une nouvelle vision. Une vision stratégique et élargie afin de permettre aux employés de prendre les bonnes décisions de manière autonome par le biais d’une assistance technologique et d’une collaboration complète et transparente. La gestion du changement est en soi un processus par lequel l’entreprise doit préparer le changement organisationnel, établir un plan d’action concret, implanter les changements, assurer leur adoption et enfin valider son efficacité.
Il va de soi alors qu’il n’est pas suffisant d’implanter uniquement de nouveaux outils technologiques, il faut s’assurer d’obtenir un taux d’adoption élevé au sein de l’entreprise pour bénéficier de tous les avantages et ainsi optimiser la productivité de celle-ci. Ce changement organisationnel représente donc un travail de fond qui doit être bien réfléchi.

Concrètement, par où commencer

Pour réussir un changement organisationnel, commencez graduellement en instaurant d’abord des outils et applications simples et qui serviront de fondations aux prochaines étapes. Il va de soi qu’il faut offrir au minimum l’équipement nécessaire pour travailler adéquatement dans ce Modern Workplace. Pensez à uniformiser et standardiser vos achats informatiques afin de faciliter l’installation et la gestion de ceux-ci.

Poursuivez votre transition avec la solution infonuagique Microsoft 365. Partager et stocker des documents directement dans le Cloud sont des fonctions essentielles dans le cadre d’une organisation efficace dans le Modern Workplace. En combinant les applications et multiples fonctionnalités de Microsoft 365 vous serez en mesure d’implanter une nouvelle stratégie de travail à la fois performante, collaborative et sécurisée. En plus de partager les documents sur le Cloud, vous apprécierez la possibilité de coéditer en simultané les documents et de gérer les droits d’accès et d’édition de ceux-ci.

La collaboration servira d’accélérateur et deviendra même la pierre angulaire de votre transformation numérique. Optez pour une application collaborative telle que Microsoft Teams (incluse dans Microsoft 365) qui permet d’inviter toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez à clavarder, à passer des appels vidéoconférences, à faire du partage d’écrans, à collaborer sur vos documents, à se réunir virtuellement, et ce, de n’importe quel endroit et à n’importe quel moment.

Cette progression fera également évoluer les mentalités au sein de vos équipes de travail. La transparence et l’accessibilité des données permettront d’élever les rôles de vos gestionnaires et d’améliorer leur prise de décision. Il est important de garder les équipes informées que ce soit sur l’avancement des projets, les changements de comportements des clients ou encore les ratios comptables. Power BI (disponible également dans Microsoft 365) permet de générer automatiquement des rapports dynamiques afin de visualiser l’ensemble de vos données d’entreprise en temps réel. En plus de fournir un éventail d’outils afin de réaliser la BI (business intelligence, intelligence d’affaires) dans le nuage, l’application permet l’ajout de l’intelligence artificielle pour déceler des tendances et prendre des décisions avant même que des situations ne surviennent.

Dans le Modern Workplace l’entrée de données manuelle est réduite au minimum, puisque vos applications sont connectées entre-elles. L’échange inter applicatif au sein de votre entreprise, et même, avec vos partenaires et vos fournisseurs rendra vos processus d’affaires beaucoup plus efficaces. Pour un accroissement de la productivité optimal, optez pour une application sur mesure qui vous permettra de répondre exactement à vos défis organisationnels.

Enfin, pour réussir le changement organisationnel vers le Modern Workplace, outillez-vous adéquatement pour atteindre les objectifs en matière de sécurité des TI. Pour permettre la rencontre des objectifs en matière de sécurité des TI, il est nécessaire de définir un cadre de gestion. Ce cadre de gestion identifie les processus et la structure organisationnelle supportant la planification, l’élaboration, la mise en place et le contrôle des mesures de sécurité du parc TI de l’entreprise.

Franchir la ligne d’arrivée à vos côtés

L’évolution rapide des technologies crée souvent un écart difficile à rattraper pour les entreprises qui ne peuvent se permettre d’avoir un département complet et dédié au modern worplace. Ces entreprises n’ont bien souvent aucune idée d’où commencer pour rattraper ce retard, ni même comment entretenir de manière sécuritaire son parc informatique.
Externaliser la gestion de votre infrastructure informatique est un moyen efficace et économique pour avoir accès à un éventail d’expertises en technologie. Ainsi, votre entreprise peut se doter des plus récentes technologiques et s’assurer que celles-ci seront utilisées à leur plein potentiel sans avoir à les gérer au quotidien.

Les services TI gérés incluent tout l’accompagnement nécessaire à la mise en place d’un plan stratégique pour vous aider à atteindre vos objectifs en matière de transformation numérique.

À l’image de leur équipe aux compétences diversifiées, la portée du contrat de service s’étend sur plusieurs frontières de la technologie.

• Le soutien technique (Help Desk) pour votre infrastructure, postes de travail, usagers, équipements, logiciels, accès, etc.;
• L’intégration et la documentation technique de l’environnement informatique;
• La télésurveillance, la mise à jour et la maintenance de l’environnement informatique;
• L’amélioration de la performance de vos systèmes;
• La politique de sécurité et la gestion des données;
• Le plan de réponse et de récupération en cas de désastre;
• La mise en place des meilleures pratiques en cybersécurité;
• Un programme d’accompagnement et sensibilisation à l’hameçonnage;
• Une feuille de route technologique (CTR);
• Une revue d’affaires trimestrielle (QBR);
• Un accès à notre expertise diversifiée aux compétences multiples;
• Des analyses et rapports de performance de votre infrastructure TI;
• Une approche humaine et flexible;
• Un service toujours dans les temps !

La mission des conseillers Kezber va bien au-delà de fournir les outils technologiques nécessaires à votre transformation numérique. Ils promettent l’accompagnement nécessaire pour garantir le succès de cette importante transition vers le Modern Workplace.